گاهی از اوقات ممکن است متوجه شوید ایمیل‌هایی که از دامنه‌های خود، که روی فضای میزبانی‌تان میزبانی می‌شوند ارسال می‌کنید، به صندوق Spam یا Junk دریافت کنندهٔ ایمیل وارد می‌گردند. این موضوع باعث می‌شود تا دریافت کنندگان معمولاً نتوانند ایمیل‌های رسیده را مشاهده نمایند و به آنها پاسخ دهند. این موضوع به قدری اهمیت دارد که ارزش داشته باشد تا زمان بگذارید و ایراد کار را پیدا کنید.
اولین نکته‌ای که باید در نظر بگیرید، این است که با تنظیم کردن NS های دامنهٔ خود روی فضای میزبانی ما، زمانی که این فضای میزبانی ساخته می‌شود، تمامی تنظیمات لازم هم اعمال می‌گردد تا ایمیل‌هایی که شما از روی فضای میزبانی خود ارسال می‌کنید، مستقیم به صندوق Inbox دریافت کننده وارد گردند. پس در حالت عادی جای نگرانی نیست. اما ممکن است با تنظیمات نابه‌جا و یا تغییرات ناخواسته، اتفاقِ بدِ ورود ایمیل‌ها به صندوق اسپم برای شما رخ دهد.
طرز کار تشخیص ایمیل‌های هرزنامه (Spam)
سامانه‌های ارسال و دریافت ایمیل، همیشه از مکانیزم‌هایی برای تشخیص ایمیل‌های جعلی و ناخواسته از ایمیل‌های واقعی استفاده می‌کنند. از جملهٔ این مکانیزم‌ها استفاده از رکوردها و امضاهای دیجیتالی است که به همراه ایمیل ارسال می‌گردد. راجع به این رکوردها در ادامه بیشتر صحبت می‌کنیم. اما باید دانست، با استفاده از این اطلاعات، معمولاً ایمیل‌ها به صورت دیجیتالی امضا می‌گردد تا ساماندهٔ دریافت کنندهٔ ایمیل بتواند صحت آن را بررسی کند و متوجه شود که ارسال کنندهٔ ایمیل واقعاً همان کسی است که ادعا شده است.
گاهی از مواقع ممکن است ایمیل‌های ارسالی در Gmail یا Yahoo به صندوق Spam وارد شوند. دلیل آن هم می‌تواند عدم تعیین هویت ارسال کنندهٔ نامه باشد. یا می‌تواند دلیل آن ارسال ایمیل‌های بسیار زیاد به صورت ناخواسته و هرز باشد که سامانه‌های دریافت کننده از آن به بعد ایمیل‌های رسیده از آن نشانی را دائم اسپم می‌کنند.
پس اگر دلیل اسپم شدن ایمیل‌های ارسالی شما مورد دوم باشد، باید از ارسال هرزنامه به شدت پرهیز کنید. در مواقعی که این اتفاق برای نشانی ایمیل شما رخ داده باشد، اصطلاحاً دامنه یا IP سرور شما وارد Black List یا فهرست سیاه شده که خارج کردن آن کار سختی است. پس بهتر است پیشگیری را بر درمان مقدم بشمارید!
رکوردهای SPF و DKIM
هر دامنهٔ اینترنتی (مثلاً webnolog.net) روی شبکهٔ DNS اینترنت، دارای یک بستهٔ اطلاعاتی است که راجع به تمامی سرویس‌هایی که روی آن دامنه موجود است، اطلاعاتی را ذخیره می‌کند. دیگر رایانه‌ها روی شبکه می‌توانند این اطلاعات را دریافت کنند. مالک دامنه قادر به کنترل داده‌های موجود داخل این بستهٔ اطلاعاتی است که به آن Zone File گفته می شود.
زمانی که شما در سی پنل وارد بخش Zone Editor می‌شوید، در اصل در حال ویرایش اطلاعات این بسته هستید. دقت کنید که ویرایش این بخش بسیار حساس است. نتیجهٔ یکی از این خطاهای انسانی می‌تواند مسبب اسپم شدن ایمیل‌های شما باشد! پس دقت کنید.
حالا داخل این بستهٔ اطلاعاتی معمولاً دو تا رکورد با نام‌های SPF و DKIM وجود دارد که باید به درستی مقدارهی شده باشند. همانطور که گفته شد، هاست شما که ایجاد می‌گردد، در ابتدا به صورت خودکار این رکوردها با مقادیر صحیح ساخته می‌شوند و نیازی نیست تغییری در آنها ایجاد کنید. شما فقط دقت داشته باشید که NS های دامنه به درستی تنظیم شده باشند.
بررسی وضعیت رکوردها و فهرست سیاه ایمیل
سامانه‌های برخط زیادی هستند که با بررسی یکی از صندوق‌های ایمیل شما، اگر مشکل فنی‌ای در آن مشاهده کنند، به شما اطلاع می‌دهند و اصولاً به شما خواهند گفت که چرا ایمیل‌های ارسالی از صندوق ایمیل شما به Spam می‌روند. در ادامه فهرستی از این سامانه‌ها خدمت شما معرفی می‌گردد که قادرید از یکی از آنها استفاده نمایید.
- mail-tester.com
- mxtoolbox.com/deliverability
- glockapps.com
- sendforensics.com
رویهٔ کاری بیشتر این سامانه‌ها به این صورت است که ابتدا وارد صفحهٔ مربوطهٔ از سایت آنها شده. سپس یک نشانی ایمیل به شما تحویل می‌گردد که باید از صندوق ایمیل‌تان یک نامه به آن نشانی ارسال کنید. سپس به سایت مربوطه مراجعه کنید و نتیجه را مشاهده نمایید. ما در اینجا به صورت نمونه، نتیجهٔ کاری سایت Mail-tester.com را تصویری خدمت شما نمایش می‌دهیم.
در تصویر بالا نتیجه بسیار خوب است. از ۰ تا ۱۰ رتبه‌ای به ایمیل ارسالی داده می‌شود که هر چقدر به ۱۰ نزدیک‌تر باشد بهتر است. یعنی تمامی موارد فنی برای نرفتن ایمیل به Spam رعایت شده است. اطلاعات داده شده به صورت گروه‌بندی شده است. مثلاً در گروه You're properly authenticated می‌توانید وضعیت رکوردهایی که خدمت شما عرض شده را ببینید. اطلاعات داده شده درون این گروه بسیار مهم است. پس اگر خطایی مثلاً برای رکورد SPF یا DKIM وجود داشت، حتماً باید آن را برطرف نمایید.
یک رکورد دیگری هم با نام DMARC است که وجود آن زیاد ضروری نیست. اما باز هم با ورود به کنترل پنل خود (سی پنل یا دایرکت ادمین) و ورود به بخش مدیریت DNS ها قادرید این رکورد را هم به صورت دستی وارد کنید. ولی دقت کنید که حتماً با اطلاعات قبلی این کار را انجام دهید.
پیشنهاد می‌شود اسپم شدن ایمیل‌های‌تان را توسط چند تا سرویس بررسی کنید. ممکن است یک سامانه اطلاعات کافی‌ای را به شما ندهد. در نهایت پس از چند بار بررسی و رفع ایراد‌های ذکر شده، ایمیل‌های شما باید به Inbox وارد شوند؛ البته ایمیل Black List نشده باشد که کارتان سخت می‌شود!
و نکتهٔ آخر اینکه اگر موانع فنی برای ارسال ایمیل به Inbox را برطرف کردید، نباید انتظار داشته باشید که نتیجه را آنی روی سرویس‌هایی مثل Gmail و Yahoo ببینید. این سرویس‌ها بسیار حساس هستند و برای بررسی مجدد همهٔ جوانب ایمیل‌های ارسالی از طرف شما نیاز به زمان دارند. از ارسال ایمیل‌های هرز و گروهی هم خودداری کنید!
