روش‌های مختلفی برای ساخت و مدیریت حساب‌های ایمیل برای سایت وجود دارد، که در مورد هر کدام از این روش‌ها آموزش‌هایی را منتشر کردیم. در این مقاله راجع به جداسازی کامل سرویس ایمیل، از سایت و دیگر سرویس‌ها مثل دیتابیس و غیره صحبت می‌کنیم.
وقتی شما یک هاست اشتراکی یا حتی اختصاصی سی‌پنل یا دایرکت ادمین تهیه می‌کنید، ابزارهای موجود روی هاست به شما امکان ساخت اکانت ایمیل، همچنین ارسال و دریافت ایمیل از آن اکانت‌ها را می‌دهند. این پیش فرض خیلی از هاست‌هایی است که شما خریداری می‌کنید. یعنی بدون نیاز به خرید سرویس دیگر، وقتی شما یک فضای میزبانی برای راه اندازی سایت خود خریداری می‌کنید، روی آن می‌توانید حساب ایمیل مرتبط با همان دامنه یا دامنه‌های فضای میزبانی را هم ایجاد کنید.
اما برخی اوقات بنا به دلایلی، مثل استفاده از یک سرویس حرفه‌ای ایمیل که حتی یک ایمیل را هم اجازه ندهد که اسپم شود، یا دلایلی دیگر، شاید خواسته باشید سرویس ایمیل‌تان به طور کامل از سرویس میزبانی سایت و پایگاه دادهٔ سایت شما جدا باشد. بنابراین باید به سراغ یک سرور ایمیل مجزا بروید و به طریقی که در ادامه خدمت شما عرض می‌گردد، آن را به دامنهٔ سایت‌تان متصل نمایید.
اینکه چطور یک سرور ایمیل راه اندازی و پیکربندی کنید، خارج از موضوع آموزشی این مقالهٔ ماست. اما به طور کلی این کار کمی زمان‌بر و نیازمند دانش کافی است. البته که همیشه سرور ایمیل ما توسط شخص ما راه‌اندازی نمی‌شود! خیلی از سرویس‌های ایمیل حرفه‌ای در سطح اینترنت هستند که با دریافت هزینه خدمات ساخت اکانت و ارسال و دریافت ایمیل را برای شما انجام می‌دهند و شما دیگر نیازی نیست دیگر مسائل فنی مدیریت سرور ایمیل‌تان شوید. شاید در هزینه‌های‌تان هم صرفه‌جویی شود. بماند اینکه حتی ممکن است سرویس‌های ایمیل رایگانی هم وجود داشته باشند که بتوانید از آنها هم استفاده کنید.
فراموش نکنید که وقتی شما سرویس ایمیل‌تان را به طور کامل از هاست یا سایت خود جدا می‌کنید، دیگر تمامی تنظیمات و پیکربندی‌های مورد نیاز، مثل اتصال حساب ایمیل به نرم افزار Client که مثلا روی گوشی یا رایانهٔ شما نصب می‌شوند، از طریق همان سرویس خارجی انجام می‌پذیرد و این موارد دیگر هیچ ارتباطی به ابزارهای هاست و فضای میزبانی شما ندارند.
اما اصل قضیه از اینجا شروع می‌شود که برای اتصال سرور ایمیل به هاست سی پنل، باید از رکوردهای DNS کمک بگیرید. همانطور که باید بدانید، سیستم DNS کارش این است که به دیگر رایانه‌های موجود روی شبکه بفهماند که هر سرویس مربوط به یک دامنه در کجای این شبکهٔ وسیع (اینترنت) قرار گرفته است؟ بنابراین اگر ما یک ویرایش کوچک درون Zone File مربوط به دامنه سایت‌مان انجام دهیم که به دیگر سیستم‌های روی شبکهٔ بفهمانیم که مثلا سرور ایمیل این دامنه روی یک ماشین دیگر با آی پی x.x.x.x قرار گرفته است، کار تمام است. دیگر نیازی به انجام کار بیشتری نیست!
پس وارد سی‌پنل هاست خود شوید. در cPanel به دنبال ابزاری با نام Email Routing بگردید و روی آن کلیک کنید. در قسمت Domain تنظیمات ارسال و دریافت ایمیل مربوط به دامنه‌ای را می‌بینید که در قسمت زیرین آن آورده شده است.
ولی در قسمت Configure Email Routing که اصل ماجراست، ۴ تا گزینه می‌بینید. معمولاً گزینه دوم یعنی Local Mail Exchanger به حالت انتخاب است. یعنی روی همین سروری که فایل‌های سایت میزبانی می‌شوند، نرم افزار ایمیل هم همین جاست.
اما اگر خواسته باشیم آدرس یک سرور دیگر را برای ارسال و دریافت ایمیل‌های مرتبط با دامنهٔ سایت‌مان را مشخص کنیم، باید گزینهٔ Remote Mail Exchanger را انتخاب کنیم و روی Change کلیک کنیم، تا تنظیمات ذخیره گردد.
حالا برای اینکه آدرس آی‌پی سرور ریموت سرور ایمیل را هم بدهیم، باید به بخش Zone Editor در سی پنل رفته و روی دستور Manage دامنه مد نظر کلیک کنید و به دنبال رکورد MX بگردید. روی دستور Edit آن رکورد کلیک کنید. در جعبهٔ Priority که اولویت سرور ایمیل را می‌توانید انتخاب کنید که عدد ۰ یعنی بالاترین اولویت. در جعبهٔ Destination باید هاست نیم (hostname) سرور ایمیل مقصد را وارد کنید.
در نظر داشته باشید که هاست نیم حتما باید خودش یک رکورد A به آی پی سرور داشته باشد. یعنی وقتی هاست نیم را پینگ می‌گیرید، آی‌پی سرور ایمیل برگردانده شود که در این صورت است که MX Record به درستی کار می‌کند.
الان دیگر کار تمام است. از الان به بعد تمامی ایمیل‌های مرتبط با دامنه سایت شما، روی سروری دریافت و از آنجا ارسال می‌شوند، که شما در جعبهٔ Destination رکورد MX وارد کردید.
علاوه بر این یک رکورد از نوع CNAME با نام mail.yourdomain.ir. هم درون رکوردهای دامنه شما وجود دارد. بد نیست که هاست نیم سرور ایمیل را به جای مقدار این رکورد هم قرار دهید (با کلیک روی دستور Edit مرتبط با این رکورد).
در آخر بد نیست این را هم بدانید که اگر دسترسی root به سرور سی‌پنل دارید (WHM)، تمامی این کارها را از صفحهٔ Email Routing Configuration در WHM می‌توانید انجام دهید. ابتدا Email Routing را از قسمت بالای صفحه انتخاب می‌کنید. سپس از قسمت MX Entries رکورد MX مربوطه را اصلاح می‌کنید. در نظر داشته باشید که حتی شما می‌توانید چند تا سرور ایمیل را برای ارسال و دریافت ایمیل تنظیم کنید که این کاملاً بسته به نیاز شماست.
